Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) RI mengunjungi Universitas Gadjah Mada untuk berdiskusi mengenai pengelolaan transformasi digital bersama Biro Transformasi Digital (BTD) UGM, Rabu (21/10). Pertemuan yang berlangsung di Perpustakaan UGM tersebut diisi dengan pemaparan mengenai arsitektur digital universitas dan diskusi tentang pemanfaatan data dalam mendukung tata kelola institusi. Dalam kesempatan ini, BTD UGM menjelaskan pendekatan transformasi digital yang mengintegrasikan proses bisnis, data, aplikasi, dan teknologi. Diskusi juga membahas tantangan membangun budaya digital, mengoptimalkan sumber daya manusia, serta mengembangkan pemanfaatan kecerdasan artifisial atau artificial intelligence (AI). Pertemuan ini menjadi ruang berbagi pengalaman mengenai pengembangan sistem digital yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Kepala BTD UGM, Dr. Mardhani Riasetiawan, S.E., Ak., M.T., memaparkan bahwa transformasi digital di UGM diawali dengan pendokumentasian proses bisnis untuk membangun arsitektur digital yang terstruktur. Pendekatan tersebut mencakup pemetaan sumber daya manusia, proses bisnis, data, aplikasi, teknologi, hingga tata kelola. Dokumentasi ini membantu universitas mengidentifikasi kebutuhan setiap unit kerja sekaligus keterkaitan antara proses, data, dan aplikasi yang digunakan. Dengan demikian, pengembangan sistem baru dapat direncanakan berdasarkan kebutuhan yang teridentifikasi dan mengacu pada proses yang telah dipetakan. “Kami memetakan proses bisnis, kebutuhan dan sumber data, aplikasi pendukung, teknologi, serta tata kelolanya. Pemetaan ini membantu kami memahami keterkaitan antarkomponen dalam mendukung operasional setiap unit kerja,” jelas Mardhani.

Dalam paparannya, Mardhani menyampaikan bahwa pemetaan arsitektur digital juga membantu UGM mengelola kompleksitas organisasi yang terus berkembang. Berdasarkan data, BTD UGM telah mendokumentasikan 4.229 proses bisnis dan 706 aplikasi, serta memetakan lebih dari 15.000 identitas data, 281 risiko, dan 1.067 regulasi atau standar. Data tersebut menjadi dasar untuk memahami hubungan antarsistem, mengidentifikasi risiko, dan menilai dampak perubahan pada suatu layanan. Pendekatan ini juga memungkinkan pengembangan aplikasi dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan pengguna, ketersediaan sumber daya, dan keberlanjutan pemeliharaan sistem. “Kami tidak ingin pengembangan aplikasi dilakukan tanpa dokumentasi yang jelas, sehingga ketika aplikasi perlu diperbarui, unit kerja tidak harus memulai semuanya dari awal,” papar Mardhani.

Ketua Tim Kerja System Engineer BTD UGM Dedi Eko Yunanto Priyadi, S.T melanjutkan pengembangan AI menjadi salah satu bagian dari upaya UGM memanfaatkan pengetahuan institusi yang telah terdokumentasi. Melalui pendekatan ini, data dan informasi yang telah dikelola dapat digunakan sebagai sumber pengetahuan untuk membantu penyusunan draf dokumen maupun mendukung pekerjaan administratif. Mardhani menekankan bahwa penggunaan AI tetap memerlukan mekanisme pemeriksaan agar hasil yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan dapat dipertanggungjawabkan. Karena itu, verifikasi oleh manusia tetap menjadi bagian penting dalam alur kerja yang dikembangkan BTD UGM. “AI ini membuatkan draft berdasarkan pengetahuan yang kita kelola, tetapi manusia tetap yang memutuskan,” ujarnya.

Dalam sesi diskusi, perwakilan KPK menyoroti tantangan membangun budaya digital di lingkungan organisasi, terutama ketika unit kerja memiliki kesiapan dan kemampuan yang beragam. Keterbatasan sumber daya manusia juga menjadi pertimbangan dalam menentukan prioritas digitalisasi agar upaya yang dilakukan memberikan dampak nyata. Menanggapi hal tersebut, Dedi menekankan pentingnya mengenali individu yang memiliki kemauan belajar dan dapat menjadi penggerak perubahan di unit kerja. Dukungan pimpinan diperlukan untuk membuka ruang bagi pegawai agar dapat mencoba pendekatan baru dan mengembangkan kemampuan digital. “Kata kunci pertama adalah sumber daya manusianya, harus ada orang yang mau belajar dan menjadi penggerak perubahan,” jelasnya.

Diskusi berikutnya membahas pengelolaan data yang tersebar di berbagai aplikasi dan unit kerja. Dalam konteks tersebut, integrasi tidak selalu berarti seluruh aplikasi harus disatukan ke dalam satu platform, melainkan memastikan data dari sistem yang berbeda dapat saling terhubung dan dimanfaatkan sesuai kebutuhan. Dosen Fakultas Teknologi Pertanian UGM, Ir. Andri Prima Nugroho, S.T.P., M.Sc., Ph.D., IPU., ASEAN Eng., APEC Eng., sekaligus staf ahli di BTD UGM turut menjelaskan pentingnya memulai pengelolaan data dari proses bisnis yang menjadi prioritas organisasi. Pendekatan ini membantu institusi mengidentifikasi data yang dibutuhkan, memperbaiki sekat-sekat data (data silo), dan merancang aliran data yang lebih terstruktur. “Mulainya selalu dari proses bisnis, mana yang utama, dari situ baru kita identifikasi datanya dan kita selesaikan data silo-nya,” jelas Andri.

Selain aspek teknis, keberlanjutan transformasi digital juga memerlukan dokumentasi yang baik agar pengetahuan tidak bergantung pada individu tertentu. Dokumentasi proses bisnis dan aliran data dapat membantu organisasi mempertahankan pengetahuan ketika terjadi pergantian pegawai maupun perubahan struktur kerja. Dalam diskusi, tim UGM turut menyoroti perlunya membangun sistem yang memungkinkan data dari berbagai sumber dikelola dan dimanfaatkan secara lebih optimal. Pengelolaan tersebut perlu disertai pembagian tanggung jawab yang jelas antara pengelola proses bisnis, pengelola data, dan tim pengembang teknologi. “Kalau dokumentasi data kita baik, pergantian karyawan seharusnya tidak menjadi masalah besar karena aliran data dan metadatanya sudah terdokumentasi,” jelas Andri.

Melalui pertemuan ini, UGM membagikan pengalaman dalam membangun transformasi digital yang berangkat dari kebutuhan organisasi, ditopang dokumentasi proses bisnis, dan dikembangkan melalui pemanfaatan data serta teknologi. Diskusi dengan KPK juga memperlihatkan bahwa keberhasilan transformasi digital memerlukan keselarasan antara kesiapan manusia, tata kelola data, dan pengembangan sistem. Pemanfaatan AI dapat mendukung produktivitas, tetapi kualitas hasilnya tetap bergantung pada data yang digunakan serta mekanisme verifikasi yang diterapkan. Pertukaran pengalaman tersebut diharapkan dapat memperkaya perspektif mengenai pengelolaan transformasi digital di lingkungan institusi.

Penulis/Foto: Triya Andriyani

Artikel KPK Sambangi BTD UGM, Diskusi Strategi Transformasi Digital dan Pemanfaatan Data pertama kali tampil pada Universitas Gadjah Mada.

Sumber: Universitas Gadjah Mada